Přístupové odkazy

Přístupový odkaz je způsob, jak lidi dostat do firemního prostoru, aniž byste je zvali jednoho po druhém. Vytvoříte odkaz, přiřadíte k němu plány, do kterých mají příchozí spadnout, a rozešlete ho. Kdo ho otevře, zaregistruje se rovnou do prostoru.

K čemu se přístupové odkazy hodí

Zvát lidi jednoho po druhém dává smysl u pár kolegů. Když nastupuje celá skupina nebo lidé přicházejí průběžně, je jednodušší otevřít jedna dvířka a nechat je projít samy. Přístupový odkaz jsou ta dvířka: kdo ho otevře, je v prostoru.

Několik situací, kde odkaz ušetří práci:

• Nástup celé směny najednou. Firma přijme dvacet lidí na novou linku. Místo dvaceti pozvánek vytvoříte jeden odkaz s plánem vstupního školení a vedoucí směny ho pošle do skupinového chatu. Kdo ho otevře, zaregistruje se rovnou do prostoru a spadne do plánu.
• Jiný odkaz pro jinou skupinu. Brigádníci potřebují jen školení BOZP, kmenoví zaměstnanci celý vstupní plán. Vytvoříte dva odkazy, každý s jinými plány, a rozdáte je odděleně. Každá skupina tak dostane své plány už při registraci.
• Odkaz unikl dál, než měl. Odkaz z náborového e-mailu se objeví na veřejném fóru. Vypínačem na řádku ho zavřete; řádek zůstane, takže záznam o něm neztratíte.

Každý odkaz je zároveň přístupový údaj: kdo ho má, dostane se dovnitř bez pozvánky i bez schválení. Proto se vyplatí mít pro každou skupinu odkaz vlastní a už nepotřebný hned vypnout, jak popisuje zbytek stránky.

Obrazovka

123

Přístupové odkazy, každý s vlastní URL, vypínačem a možností smazání

• (1) Přístupové odkazy jsou čtvrtou položkou v nastavení organizace.
• (2) Vytvoření je jediný krok, ne dialog: v poli určíte plány a stisknete Přidat odkaz. Odkaz bez přiřazeného plánu se ukazuje jako Bez plánu.
• (3) Každý řádek nese samotný odkaz, vedle něj kopírování, vypínač a smazání.

Jeden odkaz pro víc plánů

Odkaz nemusí vést jen do jednoho plánu. Kdo přes něj přijde, dostane všechny jeho plány najednou.

1. Klikněte do pole Odkaz pro plán… a vyberte první plán.
2. Vyberte další plán. Každý vybraný plán se v poli objeví jako samostatný štítek a z nabídky zmizí, takže ho nepřidáte dvakrát.
3. Stiskněte Přidat odkaz.

V seznamu se nový odkaz ukáže s plány vypsanými za sebou, oddělenými čárkou, ve sloupci Plány. Dokud plány v poli vybíráte, seznam pod ním ukazuje jen odkazy, které všechny vybrané plány obsahují. Snadno tak zjistíte, jestli takový odkaz už nemáte.

Počet plánů v jednom odkazu omezený není. Odkaz nemá ani platnost ani limit použití: platí, dokud ho nevypnete nebo nesmažete.

Pro stejnou kombinaci plánů druhý odkaz nevznikne. Přidat odkaz vrátí ten, který už existuje, i kdyby byl vypnutý.

Plány už vytvořeného odkazu na této obrazovce změnit nejdou. Když potřebujete jinou kombinaci, vytvořte nový odkaz a starý vypněte. Změna se navíc netýká lidí, kteří už přes odkaz přišli: plány se přidělují jen v okamžiku registrace.

Co se stane s příchozím

Kdo se přes odkaz zaregistruje, stane se v prostoru běžným uživatelem a spadne do všech plánů odkazu najednou. Po registraci ho aplikace přivítá zprávou „Vítejte v Knowspreadu!“ a otevře mu seznam přiřazených kurzů. Když má odkaz hodně plánů, mohou se kurzy objevit s krátkým zpožděním.

Termíny se počítají od chvíle, kdy člověk do plánu přibude, tedy od registrace. Každý plán přitom počítá svůj termín zvlášť.

Když je stejný obsah ve více plánech odkazu s různými termíny, člověk ho má jen jednou a platí pro něj nejbližší termín. Ten mu aplikace ukazuje a podle něj posílá připomínky. Různý obsah v různých plánech se prostě sečte, žádný konflikt nevzniká.

Otevře-li odkaz někdo, kdo už v prostoru je, doplní se mu plány, ve kterých ještě není. Jeho role se nemění.

Registraci přes odkaz dál omezují pravidla prostoru: limit počtu uživatelů a počet volných licencí. Obsah, u kterého licence došly, se příchozímu nepřiřadí.

Každý odkaz je přístupový údaj

Odkaz je celé oprávnění. Nese token a kdokoli, kdo ho má, se do organizace dostane — bez pozvánky, bez schvalování.

Vypínač na řádku je to, co dělá odkaz odvolatelným. Vypnutím řádek nezmizí, takže odkaz, který se rozšířil dál, než měl, lze zavřít, aniž byste o něm ztratili záznam.

Na co si dát pozor

V osobním prostoru tahle obrazovka místo práce odmítá — a odmítnutí zobrazí jako Nenalezen žádný přístupový odkaz, tedy jako prázdný stav, ne jako chybu. Seznam prázdný není; GET /api/v1/company_spaces/invitation_links odpověděl 403. Stejně se chovají přihlašovací údaje API.