Reporting a certifikáty

Reporting má odpovědět na tři základní otázky:

• kdo má co splnit,
• kdo to splnil,
• kde vzniká riziko nesplnění.

K čemu se reporting hodí

Tři otázky nahoře neklade jen správce školení. Ptají se je lidé s různou rolí, každý z jiného důvodu, a report dokončenosti má odpovědět všem z jednoho místa.

• Auditor chce důkaz, že školení proběhlo. Při kontrole se ptá, kdo absolvoval školení BOZP a kdy. Řádek se stavem completed, datem dokončení a verzí obsahu říká, kdo, kdy a jakou verzi kurzu dokončil; k dokončenému záznamu patří certifikát. Nedohledáváte podpisy na prezenčních listinách.
• Vedoucí chce vědět, komu hrozí, že nestihne termín. Před koncem měsíce se ptá, kdo z jeho lidí povinný kurz ještě nezačal. Stav assigned vedle blížícího se termínu mu řekne, komu se ozvat dnes, a ne až po termínu.
• Personalista páruje dokončení s HR evidencí. Přenáší stav do personálního systému. Sloupec identifikátoru uživatele mu řekne, ke kterému záznamu řádek patří, proto záleží na tom, jaký identifikátor se používá v exportech. Nepáruje podle jmen, která se mění.

Všichni tři čtou tentýž report, jen jiné sloupce. Co který sloupec říká a na jakou otázku odpovídá, shrnuje tabulka níže.

Stav studia

Stav	Význam
assigned	Uživatel má obsah přiřazený, ale ještě nezačal.
in_progress	Uživatel obsah studuje.
completed	Uživatel dokončil všechny požadované kroky.

Studijní záznam je navázaný na konkrétní verzi obsahu. To je důležité při změnách obsahu a opakovaných školeních.

Termíny

Termín může pocházet z různých zdrojů přiřazení. Pokud má uživatel stejný obsah z více skupin nebo přímé přiřazení, systém musí určit nejbližší relevantní deadline.

Jak číst report dokončenosti

Sloupec nebo signál	Otázka ownera
Identifikátor uživatele	Umíme řádek spárovat s autoritativním HR nebo externím záznamem?
Název obsahu	Je to očekávané školení?
Verze	Vztahuje se řádek k očekávané aktivní verzi?
Stav	Je uživatel ve stavu assigned, in progress nebo completed?
Termín	Pochází datum z očekávaného zdroje přiřazení?
Datum dokončení	Spadá dokončení do akceptovaného okna?
Certifikát	Je certifikát dostupný, nebo se ještě generuje?

Certifikáty

Certifikát patří ke konkrétnímu dokončenému studijnímu záznamu. U API endpointu pro certifikát je možné, že první odpověď vrátí stav in_progress, protože PDF se generuje asynchronně.

Doporučené provozní otázky

• Jak často klient potřebuje reporting vyhodnocovat?
• Má se stav přenášet do externího HR systému?
• Který identifikátor uživatele se používá v exportech?
• Jak dlouho se certifikáty a historické záznamy mají uchovávat?

QA kontroly

• Nově přiřazený uživatel se objeví v reportingu.
• Dokončený uživatel změní stav z in_progress na completed.
• Po dokončení je zkontrolovaný stav certifikátu.
• Exportované identifikátory odpovídají dohodnutému integračnímu identifikátoru.
• Odebraní uživatelé zůstávají podle potřeby dohledatelní v historickém reportingu.