Uživatelé a skupiny

Uživatel je člověk v systému. V konkrétní firmě nebo prostoru vystupuje přes členství v company space. Toto členství nese roli, stav a metadata používaná pro správu a reporting.

K čemu se role, stavy a skupiny hodí

Členství v prostoru nese tři věci: roli, stav a skupiny. Každá odpovídá na jinou otázku správce — kdo co smí, kdo tu ještě je a kdo má co studovat.

• Nový kolega dostane školení tím, že ho zařadíte do skupiny. Na sklad nastoupí člověk. Přidáte ho do skupiny skladu, která má přiřazený obsah, a školení dostane s ní. Kurzy mu nepřidělujete jeden po druhém.
• Odchod člověka nesmaže jeho historii. Někdo z firmy odejde. Odeberete ho z prostoru; už v něm nepracuje, ale dokončená školení zůstanou dohledatelná pro reporting i audit. Až se auditor zeptá na loňské BOZP, odpověď máte i za lidi, kteří tu už nejsou.
• Správu prostoru předáte dál. Vlastník mění pozici. Kolegovi změníte roli na admin, aby spravoval uživatele, skupiny a obsah — a než vlastník odejde, má mít náhradu. Poslední vlastník tak neodejde bez náhrady.
• Integrace se opře o stabilní identifikátor. Napojujete HR systém a lidem se občas mění e-mail. Při importu párujete podle personal_id, ne podle adresy. Změna adresy pak není změna identity.

Než skupiny založíte, dejte každé jeden účel — proč, říká doporučené pravidlo níže. Co u každé z těchto úloh zkontrolovat, shrnuje tabulka typických úloh.

Role v prostoru

Role	Typický význam
owner	Vlastník prostoru. Neměl by zůstat bez náhrady.
admin	Správa uživatelů, skupin, obsahu a provozních nastavení.
student	Běžný účastník e-learningu.
participant	Účastník specifických scénářů, typicky událostí nebo kurzů.

Stavy členství

Stav	Význam pro klienta
invited	Uživatel byl pozván, ale ještě není aktivní.
pending	Přechodný stav čekající na dokončení procesu.
active	Uživatel je aktivní a může pracovat v prostoru.
revoked	Uživatel je archivovaný/odebraný z prostoru.

Revokovaný uživatel se nemaže jako běžný objekt. Historie studia, reportingu a auditní vazby musí zůstat dohledatelné.

Skupiny

Skupiny slouží pro:

• organizační členění uživatelů,
• hromadné přiřazování obsahu,
• rozlišení e-learningu a blended learning scénářů,
• vedení skupin přes group leaders,
• pozvánkové odkazy a samoobslužné vstupy.

Typické úlohy

Úloha	Co zkontrolovat
Pozvat uživatele	E-mail, role, stav a členství v company space jsou správně.
Importovat uživatele	Mapování identifikátorů je stabilní a chybné řádky jsou zkontrolované.
Přidat uživatele do skupiny	Uživatel dostane skupinové školení, pokud má skupina přiřazený obsah.
Odebrat uživatele ze skupiny	Stav studia je zkontrolovaný, protože se mohou změnit assignment sources.
Odebrat uživatele	Uživatel už aktivně neparticipuje, ale historický reporting zůstává dostupný.
Změnit roli	Nová role odpovídá tomu, co má člověk spravovat nebo vidět.

Doporučené klientské pravidlo

Skupina má mít jasný účel. Když jedna skupina zároveň znamená oddělení, kurz, projekt i přístupovou úroveň, začne být reporting i automatizace nepřehledná.

Potřebné screenshoty

• seznam uživatelů s filtry,
• detail uživatele s rolí, stavem a metadaty,
• detail skupiny se členy,
• detail skupiny s přiřazeným obsahem.

Hraniční případy

• Poslední vlastník prostoru se nemá revokovat bez náhrady.
• Uživatel může existovat globálně a zároveň být členem více prostorů.
• E-mail nemusí být nejlepší dlouhodobý identifikátor. Pro integrace je často stabilnější personal_id.
• Přidání nebo odebrání uživatele ze skupiny může změnit jeho studijní úkoly.